UC2: Leveranciersevaluatie · fase: ontwerp
Beoordeel uw leveranciers op data. Niet op geheugen.
Kennis over leveranciers zit vaak in het hoofd van één ervaren inkoper, en vertrekt met die persoon. Dundir ontwerpt een leveranciersdossier dat wordt opgebouwd uit uw eigen inkoophistorie, zodat die kennis blijft.
Het probleem
Certificaten verlopen, en hun data staan in mails en mappen. Iemand onthoudt ze, tot die persoon op vakantie is, ziek, of weg.
Op grote Nederlandse infrastructuurprojecten maakt minder dan 5% van de medewerkers het project van begin tot eind mee, schat een geïnterviewde in een studie van de TU Delft. Wat zij over leveranciers wisten, gaat met hen mee.
<5%
van de medewerkers op een groot infrastructuurproject maakt het van begin tot eind mee
Een uitspraak uit een interview in de studie, geen gemeten percentage. Daarom bewaart het ontwerp leveranciersprestaties en certificaatstatus als data in plaats van als geheugen.
Rockx 2023, TU Delft, p. 44: Complexity and risk assessment in Dutch infrastructure projects.
Het ontwerp
- Certificaatbeheer: KOMO, SKG-IKOB, Kiwa en andere certificaten per leverancier, met hun vervaldatum en een waarschuwing voordat ze verlopen.
- Prestatiehistorie: Elke afgeronde order moet een regel toevoegen: op tijd of niet, volgens specificatie of niet, welke afwijkingen zijn vastgelegd.
- Gestructureerde score: Prijs, betrouwbaarheid, certificaatstatus en duurzaamheid, met de data achter elke score zichtbaar en exporteerbaar.
- Voorselectie: Voor een nieuwe aanbesteding een shortlist van leveranciers die aan de harde eisen voldoen, voordat certificaten met de hand worden opgevraagd.
Wat de pilot moet laten zien
Of een dossier dat is opgebouwd uit uw eerdere orders en certificaten uw inkopers een beter vertrekpunt geeft voor de volgende aanbesteding dan geheugen en e-mail. Het dossier groeit met elke order; er staat niets in tot uw historie erin staat.
Inkoopscan
Bereken uw inkoopkosten
Vijf minuten. Geen registratie. Direct uw persoonlijke schatting van de tijd en kosten die uw organisatie verliest aan handmatige inkoop.